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Conditions Générales D'inscription

PREAMBULE

L’inscription à une colonie de vacances organisée par l’association Colos implique l’acceptation sans réserve des présentes Conditions Générales d’Inscription ainsi que l’adhésion au Règlement Intérieur.

1. FRAIS DE SEJOUR, FRAIS DE TRANSPORT ET PRESTATIONS

Frais de séjour

Les frais de séjour couvrent les prestations suivantes :

l’hébergement
les repas (petit-déjeuner, déjeuner, collation, dîner)
l’encadrement et l’animation
la mise à disposition des matériels nécessaires aux activités pratiquées, à l'exception de certains équipements qui vous sont précisés dans le Trousseau.

Le prix du séjour est forfaitaire. Aucun remboursement des éventuelles prestations non consommées n’est possible.

Frais de transport

Le transport est optionnel et facturé en plus des frais de séjour. Nous vous proposons de prendre en charge votre enfant depuis différents points de départ, organisés par l'association et présentés sur notre site et lors de votre inscription en ligne.

Garantie confort

Colos vous propose une garantie confort vous permettant d’annuler le séjour sans justificatif (annulation de convenance) ou avec justificatif selon les modalités indiquées dans les présentes conditions générales. La garantie confort ne peut être souscrite qu’au moment de la pré-inscription en ligne et doit obligatoirement être réglée dès cette pré-inscription. Elle ne peut en aucun cas être souscrite ultérieurement.
Dans le cas où vous n’auriez pas souscrit la garantie confort, les conditions énoncées à l’article « Conditions d’annulation » s’appliqueront.

2. PRE-INSCRIPTION ET INSCRIPTION

Lorsque vous inscrivez votre enfant sur notre site www.colosport.fr, vous recevez automatiquement un mail de confirmation.
Une place est alors pré-réservée pendant une durée limitée. L'inscription ne sera définitive qu’à partir du moment où l’ensemble des étapes décrites ci-dessous aura été respecté.

Votre demande d’inscription n’est définitive qu’à réception :

du dossier d’inscription dûment renseigné ( inscription en ligne sur le site www.colosport.fr)
fiche de liaison administrative et sanitaire
du paiement des frais de séjour
du paiement des frais de transport en cas de réservation d’une option transport
du paiement de toute autre option éventuelle

Le paiement intégral doit parvenir au moins 15 jours avant la date de départ. Dans le cas contraire, la place pré-réservée pourra être proposée à un autre enfant.

Documents complémentaires obligatoires

Outre les documents nécessaires à la validation de l’inscription de votre enfant, vous devez obligatoirement nous fournir :
pour tous les séjours de printemps et d’été, un test PAN. ou attestation d'aisance aquatique (que vous pouvez obtenir auprès d’un maître-nageur en piscine) ; attention ! les brevets de natation ne sont pas recevables.
pour les séjours sports mécaniques (moto ou quad), un certificat médical de non contre-indication à la pratique des sports mécaniques ou une licence F.F.M. en cours de validité

pour les séjours pêche, une carte de pêche en cours de validité
pour les enfants qui en bénéficient, une copie de l’attestation de CSS en cours de validité au moment du séjour
Documents complémentaires facultatifs
Dans le cas où votre enfant suit un traitement médical ou a un PAI, merci de nous fournir les ordonnances et tout document pouvant nous aider lors de l’accueil.

REGLEMENT

Le règlement peut être effectué :

soit directement en ligne (paiement par carte bancaire) au moment de votre commande ou ultérieurement depuis votre espace personnel en ligne
soit par chèque bancaire (en mentionnant le nom de l’enfant au dos du chèque) : libellé à l’ordre de l’association Colos et adressé par courrier postal à l’adresse : Colos - 16 avenue de Molières 82300 Caussade
soit par virement bancaire : CIC Caussade – IBAN FR76 1005 7190 8100 0203 9820 156 – Code BIC CMCIFRPP
soit par chèques ANCV : adressés par courrier postal à l’adresse : Colos - 16 avenue de Molières 82300 Caussade
soit par prise en charge partielle ou totale de votre CAF. Dans ce cas-là, il vous appartient de vérifier auprès de votre CAF si elle finance les séjours en colonie de vacances de votre enfant et si notre association peut percevoir cette aide. Dans le cas où vous nous adresseriez une prise en charge CAF qui ne serait finalement pas reversée par la CAF, vous resteriez redevables des sommes non réglées.

L’association Colos se réserve le droit de refuser la présence d’un participant si la totalité du paiement n’est pas parvenu à l’association. Tout retard ou défaut de paiement entrainera la facturation de frais de relance et d’éventuelles poursuites. Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement prévue au douzième alinéa de l’article L.441-6 est fixé à 40 euros.

3. CONDITIONS D’ANNULATION

Annulation de séjour du fait de l’association :

Vous serez alors immédiatement informés par l’association et l’intégralité des sommes déjà versées vous sera remboursée, sans aucune autre indemnité.

Désistement, annulation de séjour ou séjour écourté de votre fait :

Tout désistement, annulation ou séjour écourté du fait du participant doit faire l’objet d’une lettre Recommandée avec avis de réception à l’adresse suivante :
Association Colos - 16 avenue de Molières 82300 Caussade

GARANTIE CONFORT

L’association propose un service optionnel : la Garantie Confort. Elle peut être souscrite en ligne au moment de la réservation. Elle vous permet d‘annuler la participation à un séjour selon les modalités suivantes :

Jusqu’à 15 jours avant le départ, sans justificatif (annulation de convenance) : si vous avez souscrit la garantie confort, vous pouvez annuler votre inscription jusqu’à 15 jours avant le départ sans avoir à motiver votre annulation : le séjour et les frais de transport sont intégralement remboursés.
Jusqu’à 7 jours avant le départ, sur justificatif et pour les motifs suivants :

maladie contagieuse rendant la vie en collectivité impossible,
blessure rendant le séjour impossible,
décès d’un membre de la famille (ascendants directs, fratrie, grands-parents). Le justificatif doit être fourni par une personne ou autorité compétente (ex. certificat médical du médecin). Le séjour et les frais de transport sont intégralement remboursés.
entre 1 jour et 6 jours avant le départ, sur justificatif tels qu’énoncés ci-dessus, la retenue est de 25% des frais de séjour et 25% des frais de transport.

Conditions d’annulation - Tableau récapitulatif des retenues (en % des frais de séjour et de transport)

Une fois le séjour entamé, aucun remboursement ne peut plus avoir lieu. Une non-présentation le jour du départ est considérée comme une annulation pendant le séjour. Dans ce cas, la garantie confort ne s’applique plus.

La garantie confort ne peut être souscrite qu’au moment de la pré-inscription en ligne et doit obligatoirement être réglée dès cette pré- inscription. Elle ne peut en aucun cas être souscrite ultérieurement.
Attention ! Dans tous les cas, vous devez nous adresser votre annulation par Lettre Recommandée avec Avis de Réception. Les justificatifs peuvent nous parvenir par courrier séparé. La date d’expédition fait foi.

4. ASSURANCES

Responsabilité civile

Notre association, son encadrement, ses membres et participants, sont couverts par un contrat d’assurance souscrit auprès de la MAÏF (79038 Niort Cedex 9 ).
Risques garantis – RESPONSABILITE CIVILE DE BASE :

Dommages corporels, dommages matériels et immatériels en résultant,
Défense civile, protection juridique,
Assistance-rapatriement

Les objets et effets personnels des mineurs ne sont pas couverts.

Assurance Individuelle Accident

Conformément à l’Article L227-5 du Code de l'Action Sociale et des Familles, nous vous informons de votre intérêt à souscrire un contrat d'assurance de personnes couvrant les dommages corporels auxquels peuvent être exposés vos enfants lors de leurs activités. Renseignez-vous auprès de votre assureur.

5. ACTIVITES DOMINANTES ET MATERIELS

La mise en place d’une activité dominante ne doit pas être confondue avec celle d’un stage intensif. L’activité principale est clarifiée dans la description du séjour retenu. N’hésitez pas à demander des précisions complémentaires. En cas de circonstances exceptionnelles, les lieux d’activité prévus pourront être modifiés. Ils seraient alors remplacés par d’autres dans les mêmes conditions.
En cas de refus du mineur de participer aux activités prévues, malgré les sollicitations de l’animateur, il ne sera pas contraint.
Les principaux matériels nécessaires à la pratique de l’activité dominante sont mis à disposition par les organisateurs du séjour. L’association, la direction du centre et l’animation se réserve le droit de modifier les références des matériels en cas de nécessité (sécurité, défaillance technique, etc.)
Les équipements spécifiques qui ne sont pas fournis sont clairement listés dans la fiche trousseau disponible sur notre site www.colosport.fr.

Nous attirons votre attention sur le fait que vous devez fournir à votre enfant un équipement adapté et conforme au descriptif figurant dans le trousseau. Concernant la pratique des sports mécaniques par exemple, la protection des chevilles par de bonnes chaussures montantes et solides est impérative. Dans le cas où les éducateurs moto estimeraient que l’équipement est insuffisant, la pratique des sports mécaniques pourrait être remise en cause. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions sur ce point.

6. ALIMENTATION

Nous apportons un soin particulier à l’alimentation des enfants et adolescents durant leur séjour. Les menus sont élaborés sur place et répondent aux normes et règlementations en vigueur.
S’agissant d’un accueil collectif, nous ne sommes pas en mesure d’individualiser les menus proposés.
Cependant, dans certains cas précis (allergies alimentaires précisément mentionnées dans la fiche sanitaire), nous adaptons les repas servis. Dans le cas d’allergies alimentaires, nous vous invitons à respecter la procédure suivante :

renseigner clairement la fiche de liaison sanitaire et administrative (point 4. de la fiche de liaison)
doubler cette information par l’envoi d’un mail à l’adresse sejour@colosport.fr, en précisant obligatoirement : dans l’objet de votre mail : « ALLERGIE ALIMENTAIRE + le nom et prénom de l’enfant + ses dates et lieu de séjour), dans le corps de votre mail : le détail des aliments concernés et le protocole à suivre.

7. SOINS MEDICAUX

Lors de l’inscription, une fiche de liaison sanitaire est obligatoirement renseignée par les parents ou responsables légaux. Cette fiche est transmise au Directeur du séjour et à l’Assistant sanitaire.

Nous vous rappelons qu’aucun médicament ne peut être administré à un mineur sans prescription médicale. Lorsqu’un mineur suit un traitement, son responsable légal doit fournir l’ordonnance avec les médicaments qui doivent être marqués au nom de l’enfant.

Une partie du bâtiment est réservée aux soins, au traitement et au repos des malades dont l’état de santé permet le maintien dans le centre. Les petits soins sont assurés par l’un des membres de l’équipe d’animation titulaire d’une attestation de formation aux premiers secours. Ces soins sont suivis dans un cahier d’infirmerie.
Durant le séjour, notre organisme fait l’avance des éventuels frais médicaux : visite chez le médecin, médicaments. En fin de séjour, les feuilles de maladie vous seront remises contre remboursement.
Si votre enfant bénéficie de la CMU, nous vous demandons de joindre une copie de son attestation.
En cas de maladie, accident ou visite chez le médecin, vous serez prévenus par le directeur du séjour ou l'assistant sanitaire dans les plus brefs délais. Vous prendrez soin de bien indiquer sur la fiche de liaison le numéro sur lequel vous serez joignable en cas d’urgence.

8. ARGENT DE POCHE

Il n’est absolument pas indispensable car tout est compris lors de nos séjours. Si les parents décident néanmoins de donner un peu d’argent à leurs enfants, nous leur conseillons la modération et rappelons leur responsabilité en cas de perte ou de vol.

9. PERTE ET VOL

Il n’est pas rare en collectivité qu’un enfant égare un vêtement ou un objet personnel, et ce malgré la vigilance de l’équipe d’encadrement. Dans ce contexte, l’association Colos ne pourra être tenue responsable et n’assure pas le remboursement des effets perdus (vêtements et accessoires, argent de poche, appareils technologiques, etc.). L’obligation des assurances en cas de vol exige la constatation d’une infraction. Les petits vols commis sur les centres de vacances ne peuvent pas entrer dans ce cadre.

Nous attirons plus particulièrement votre attention sur l'attrait généré par les appareils de nouvelles technologies récents (smartphones, etc.). Si malgré toute la vigilance apportée et les conseils donnés aux participants ces appareils venaient à disparaître, l'association ne pourrait en aucun cas en être tenue pour responsable. Si vous tenez à ce que votre enfant reste joignable, fournissez-lui de préférence un appareil peu onéreux dont l'unique objectif sera de téléphoner.

10. RENVOI

En cas d’inadaptation au centre (en cas notamment de non-respect du Règlement Intérieur), tout mineur pourra être renvoyé.
Le responsable légal sera alors prioritairement contacté (ou en cas d'indisponibilité, les personnes dûment mentionnées dans la fiche de liaison sanitaire et administrative) et tous les frais de rapatriement seront à votre charge, y compris ceux de l’accompagnateur. Aucun remboursement ne pourra être effectué, notamment pour les jours de séjour restant.
Le fait d'avoir souscrit une option transport pour le retour de votre enfant ne viendra pas en déduction de frais de retour anticipés qui seraient générés par un renvoi pour motif disciplinaire.
Sur ce point, nous attirons votre attention sur le fait que le Règlement Intérieur est réputé accepté dès lors que vous inscrivez votre enfant à l’un de nos séjours. Nous vous conseillons donc d’en prendre connaissance avec lui.

11. DEPART, RETOUR ET TRANSPORT

3 options vous sont proposées, pour chaque trajet :
Sans transport : vous vous chargez vous-même du transport vers et/ou depuis le centre de vacances.

Avec le Service Navette : vous organisez le trajet de votre enfant jusqu’à et/ou depuis la gare d'AGEN puis nous le prenons en charge jusqu’au et/ou depuis le centre de vacances.
Avec le Service Autocar/Train: en fonction des dates, nous proposons un service de prise en charge des enfants par notre association dans différentes villes métropolitaines.

Vous pouvez différencier les options pour le trajet aller et pour le trajet retour.

Sans transport = arrivée et/ou départ directement sur et depuis le centre de vacances Vous déposez et/ou venez chercher votre enfant au centre de vacances.

Seuls les responsables légaux ou les personnes dûment autorisées pourront venir chercher l'enfant. Une pièce d’identité devra être
systématiquement présentée et seul un membre de l’équipe d’animation ou d’encadrement est habilité à vous confier votre enfant.
A la fin du séjour, dans le cas où aucun adulte ne viendrait chercher l’enfant, il appartient au personnel de l’association de prendre toute décision appropriée aux circonstances. En dernier ressort, l’enfant pourra être remis aux autorités de police ou de gendarmerie.

Avec l'option "Service Navette"

Si votre enfant est suffisamment grand et responsable, vous pouvez choisir d’organiser vous-même son transport en train, jusqu’à et depuis la gare de AGEN (47000). Nous organisons alors son transfert entre la gare de Agen et le centre de vacances Les Comps 32100 Saint-Orens-Pouy-Petit.

Dans ce cadre, en fonction des dates et horaires que vous nous indiquerez précisément dans la fiche transport (avec copie des billets jointe), nous irons chercher votre enfant à son arrivée, puis le raccompagnerons à l’issue de son séjour.
Vous devrez obligatoirement nous remettre un courrier attestant de cette autorisation. Sans ce courrier, nous ne pouvons pas laisser un mineur partir sans qu’un adulte (responsable légal ou personne dûment mandatée) ne l’accompagne.
Pour une arrivée en train seul : votre enfant est sous la responsabilité de l’association à partir de l'heure d'arrivée du train que vous nous avez indiquée (copie des billets jointe).
Pour un départ en train seul : votre enfant est sous la responsabilité de l’association jusqu’à ce qu’il soit monté dans le train.

Avec l'option "Service Autocar/Train"

Lorsque vous choisissez le transport en Autocar/Train avec notre association, nous prenons en charge votre enfant depuis le point d'accueil de départ jusqu’au centre, puis le ramenons jusqu’au point d'accueil à l’issue du séjour. Seul un membre de l’équipe d’animation ou d’encadrement est habilité à prendre en charge votre enfant à l’aller puis à vous le confier à son retour. En dehors des responsables légaux, les personnes habilitées à venir chercher le mineur devront avoir été mentionnées sur la fiche de liaison.
Le détail des horaires et lieu de prise en charge vous seront communiqués individuellement dans de la convocation. Veillez à respecter les consignes qui vous seront communiquées et à être à l’heure au départ et à l’arrivée.
Dans le cas où vous arriveriez en retard au départ, l’association ne pourra attendre et vous devrez organiser vous-même le transport de votre enfant jusqu’au centre de vacances. L’association ne procèdera à aucun remboursement (frais de séjour et de transport) et tous les frais supplémentaires engendrés par votre retard seront entièrement à votre charge.
Au retour, dans le cas où aucun adulte ne viendrait chercher l’enfant, il appartient au personnel de l’association de prendre toute décision appropriée aux circonstances. En dernier ressort, l’enfant pourra être remis aux autorités de police ou de gendarmerie.

Mineur voyageant seul

Si votre enfant est suffisamment grand et responsable et que vous souhaitez qu’il poursuive son voyage seul depuis une des villes que nous desservons, vous devez obligatoirement signer l’autorisation correspondante. Sans cela, nous ne pouvons pas laisser un mineur partir sans qu’un adulte (responsable légal ou personne dûment mandatée) ne l’accompagne.

Une attention particulière doit être portée aux autorisations de prise en charge du mineur. Ces informations peuvent être mentionnées dans votre espace personnel en ligne (personne autorisée 1 et 2). Elles peuvent être modifiées en temps réel jusqu’à 48 heures avant le départ.

12. CONTACT PENDANT LE SEJOUR

Un numéro de téléphone vous sera communiqué sur la convocation afin de pouvoir joindre la direction du centre.

13. DROIT A L’IMAGE

En inscrivant votre enfant, vous acceptez automatiquement qu’il soit pris en photo lors de son séjour. Ces photos seront exclusivement utilisées dans le cadre de la communication de l’association Colos.

14. INFORMATIQUE

L’association est déclarée auprès de la CNIL sous le numéro 1588906. Les informations recueillies sont nécessaires pour votre inscription.
Elles font l’objet d’un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l’association. En application des articles 39 et suivants de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent.
Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez vous adresser à : M. Le Président - Association Colos - 16 avenue de Molières 82300 Caussade

Nos séjours sont organisés avec le plus grand soin et encadrés par une équipe de professionnels. Vos remarques, critiques, satisfactions et réclamations sont importantes pour nous. N’hésitez pas à nous en faire part. Elles seront autant d’aides précieuses pour nous améliorer.

Vous pouvez nous adresser tous vos courriers à l’adresse suivante :
Colos - 16 avenue de Molières 82300 Caussade